학원 수강료 정기결제, 미납 연락 줄이는 활용 예시
학원·교육 기관이 수강료를 카드 정기결제로 받고, 학부모 납부자 안내와 방학 달 제외를 운영하는 방법을 예시로 정리했습니다.
학원과 교육 기관은 매달 수강료를 받지만 수강생과 결제하는 사람이 다른 경우가 많습니다. 학생이 수업을 듣고 학부모가 결제하죠. 이 글은 학원이 카드 정기결제로 수강료를 받을 때의 운영 방법을 예시로 정리했습니다.
이 글은 업종별 활용 예시입니다. 특정 고객의 사례가 아니며, 실제 운영 방식은 가맹점마다 다를 수 있습니다.
학부모를 납부자로 등록하기
회원은 학생으로, 납부자는 학부모로 따로 등록할 수 있습니다. 납부자를 등록하면 결제 예정·완료·미납 안내 문자가 학부모에게 갑니다. 형제가 함께 다니면 학생마다 납부자를 지정합니다. 납부자 번호가 없으면 학생 번호로 대신 보내지 않으니 납부자 연락처를 꼭 넣어 두세요.
카드 등록 받기
- 학생과 계약(과목명, 월 수강료, 청구일)을 등록합니다. 엑셀로 한 번에 올릴 수 있습니다.
- 학부모에게 등록 링크를 문자로 보냅니다.
- 학부모가 링크를 열어 계약 조건을 확인하고 카드를 등록합니다.
방학·휴원 달 처리
- 특정 달 수업이 없으면 '이 달 제외'로 그 달 청구를 뺍니다. 결제 예정 문자도 나가지 않습니다.
- 현금이나 계좌로 받은 달은 '다른 수단 수납'으로 기록하면 카드로 다시 결제하지 않습니다.
- 방학 특강처럼 따로 받는 비용은 청구서결제로 링크를 보내거나 수시결제로 받습니다.
수강 횟수에 따라 금액이 다르다면
달마다 수업 횟수가 달라 수강료가 바뀐다면 수동 정기결제를 씁니다. 월별 청구 금액 화면이나 엑셀로 회차별 금액을 넣어 두면 결제일에 그 금액으로 결제합니다. 금액을 넣지 않은 달은 결제하지 않고 기다립니다.
미납 확인
| 화면 | 활용 |
|---|---|
| 월별 수납 현황 | 이번 달 수강료가 안 걷힌 학생 확인 |
| 회원결제 현황 | 학생별로 몇 월이 비었는지 확인 |
| 미납관리 | 실패 사유와 다음 조치 확인, 카드 교체 링크 발송 |
학원비를 처음 자동결제로 바꿀 때는 학부모 안내가 중요합니다. 결제 예정 문자를 켜 두고, 첫 달에는 결제일과 금액을 미리 알리는 안내를 함께 보내면 "모르는 결제가 나갔다"는 문의를 줄일 수 있습니다.
수강생이 퇴원하면 회원 해지 화면에서 진행 중인 계약과 다음 청구 예정을 확인한 뒤 함께 해지합니다. 미수가 남아 있으면 먼저 정리하도록 화면이 갈 곳을 알려 줍니다. 담당 강사별로 회원을 나눠 보고 싶다면 회원 그룹이나 관리 담당자를 지정해 목록을 거를 수 있습니다.
결제 완료 메일을 켜 두면 학부모가 결제 내역과 카드 영수증을 메일로 받아 결제 증빙으로 보관할 수 있습니다.
다음 단계
다른 업종 예시는 업종별 활용 예시에서 볼 수 있습니다. 학원 운영 방식에 맞춰 설정을 정하고 싶다면 도입 상담을 남겨 주세요.