필라테스·헬스장 회원비 카드 자동결제 활용 예시
필라테스 스튜디오와 헬스장이 매달 회원비를 카드 정기결제로 받고, 홀딩·미납을 관리하는 방법을 예시로 정리했습니다.
필라테스 스튜디오나 헬스장은 매달 회원비를 받는 구조가 많지만, 실제로는 매달 결제일에 회원에게 연락하거나 현장에서 카드를 받는 곳이 적지 않습니다. 이 글은 이런 업장이 카드 자동결제로 운영을 바꾸는 방법을 예시로 정리했습니다.
이 글은 업종별 활용 예시입니다. 특정 고객의 사례가 아니며, 실제 운영 방식은 가맹점마다 다를 수 있습니다.
흔한 고민
- 결제일마다 회원에게 결제를 요청하는 연락이 번거롭다
- 홀딩(일시 중지) 기간을 기억해 두었다가 결제를 빼야 한다
- 카드가 바뀐 회원의 결제가 실패해도 한참 뒤에 안다
시작하는 방법
- 회원과 계약을 등록합니다. 품목명은 '월 회원권'처럼 자유롭게 적습니다.
- 기존 회원에게는 등록 링크를 문자로 보내 회원이 직접 카드를 등록하게 합니다.
- 새 회원은 상담 자리에서 등록 링크를 보내거나, 동의를 받은 뒤 관리자 대행 등록으로 입력합니다.
- 결제 예정 문자를 켜 두면 결제일 전에 금액과 날짜를 알립니다.
홀딩은 이렇게 처리합니다
| 상황 | 처리 |
|---|---|
| 한 달만 쉼 | 그 달을 '이 달 제외' |
| 기간을 정하지 않고 쉼 | 계약 일시정지 또는 회원 휴면 |
| 다시 시작 | 재개하면 쉬는 동안의 회차를 소급 청구하지 않음 |
PT·추가 수업은 수시결제로
정기 회원권 외에 PT 횟수권이나 용품을 추가로 판매한다면 수시결제로 받습니다. 등록된 카드로 결제하거나, 다른 카드로 낼 때는 키인 결제로 카드번호를 입력하고 할부를 고를 수 있습니다. 키인으로 결제한 카드는 저장되지 않습니다.
미납 회원 관리
결제가 실패하면 미납관리에 사유와 다음 조치가 표시됩니다. 한도초과처럼 다시 걷힐 수 있는 건은 재청구 일정에 맡기고, 카드 정지·분실 건은 카드 교체 링크를 보냅니다. 매달 초 월별 수납 현황에서 지난달 미수를 확인하면 출석은 하는데 결제가 빠진 회원을 놓치지 않습니다.
회원 문의를 줄이는 설정
결제 완료 메일을 켜 두면 회원이 결제 내역과 카드 영수증을 직접 확인할 수 있습니다. 회원비를 결제하는 사람이 회원 본인이 아니라면 납부자를 따로 등록해 안내가 실제로 결제하는 사람에게 가도록 하세요.
회원권 종류가 여러 개라면 품목명과 금액을 계약마다 다르게 적으면 됩니다. 상품을 미리 등록하는 마스터 화면은 없고, 자주 쓰는 품목명을 골라 입력하는 편의 기능이 있습니다. 퇴회한 회원은 회원 해지 화면에서 계약과 함께 정리합니다.
담당 트레이너별로 회원을 나눠 보고 싶다면 회원마다 관리 담당자를 지정해 목록을 거를 수 있습니다.
다음 단계
다른 업종 예시는 업종별 활용 예시에서, 비용은 요금 안내에서 확인하세요. 우리 업장 운영 방식에 맞는지 궁금하다면 도입 상담을 남겨 주세요.