B2B 유지보수 계약 월 청구, 카드 자동결제 활용 예시
IT 유지보수·정기 점검 같은 B2B 계약의 월 청구를 카드 정기결제와 청구서결제로 운영하는 방법을 예시로 정리했습니다.
웹사이트 유지보수, 장비 정기 점검, 소프트웨어 관리처럼 기업 고객과 맺는 유지보수 계약은 매달 청구서를 보내고 입금을 확인하는 일이 반복됩니다. 법인카드로 매달 자동 결제하면 이 과정을 줄일 수 있습니다. 이 글은 B2B 유지보수 계약을 카드 정기결제로 운영하는 방법을 예시로 정리했습니다.
이 글은 업종별 활용 예시입니다. 특정 고객의 사례가 아니며, 실제 운영 방식은 가맹점마다 다를 수 있습니다.
고정 유지보수료는 자동 정기결제
매달 같은 금액이라면 자동 정기결제로 계약을 등록합니다. 품목명은 '월 유지보수료'처럼 자유롭게 적고, 고객사 담당자에게 등록 링크를 보내 법인카드를 등록하게 합니다. 청구일에 자동으로 결제되고, 결제 완료 메일을 켜 두면 카드 영수증 링크가 함께 갑니다.
작업량에 따라 달라지면 수동 정기결제
- 계약을 수동 정기결제로 등록하고 기준 금액을 참고용으로 적습니다.
- 매달 작업을 마감한 뒤 월별 청구 금액 화면이나 엑셀로 회차 금액을 넣습니다.
- 결제일에 입력한 금액으로 자동 결제됩니다. 금액을 넣지 않은 달은 기다립니다.
자체 업무 시스템에서 금액을 계산한다면 API로 회차 금액을 넣을 수 있습니다.
일회성 작업은 청구서결제
정기 계약 밖의 추가 작업은 청구서를 만들어 링크를 보냅니다. 고객사 담당자가 로그인 없이 청구서 한 건만 확인하고 직접 결제합니다. 등록된 카드로 바로 받을 때는 수시결제를 쓰고, 다른 카드로 받을 때는 키인 결제로 할부를 고를 수 있습니다.
증빙과 담당자 관리
- 카드 영수증을 메일과 PDF로 보낼 수 있어 고객사 경비 처리에 씁니다.
- 결제·취소는 담당자 계정별로 기록돼 누가 처리했는지 확인할 수 있습니다.
- 고객사 담당자가 바뀌어도 납부자 정보를 바꾸면 안내가 새 담당자에게 갑니다.
| 청구 형태 | 맞는 방식 |
|---|---|
| 매달 같은 금액 | 자동 정기결제 |
| 매달 다른 금액 | 수동 정기결제 |
| 가끔 생기는 추가 작업 | 청구서결제·수시결제 |
매달 결제일을 고객사 결재 일정에 맞추고 싶다면 계약 청구일을 그 날짜로 두고, 수동 정기결제라면 회차마다 결제일을 따로 지정할 수도 있습니다. 결제일을 옮겨도 그 회차는 원래 청구월 몫으로 집계됩니다.
고객사가 많아지면 회원 그룹으로 업종이나 계약 형태를 나눠 두세요. 회원 목록을 그룹별로 걸러 보고 그 조건 그대로 엑셀로 저장할 수 있어 고객군별 관리가 쉬워집니다.
고객사 담당자가 여러 명이라 결제 안내를 받을 사람을 정해야 한다면 납부자 정보에 그 담당자를 적어 두세요.
다음 단계
세 가지 결제 방식은 서비스 소개에서 한눈에 볼 수 있습니다. 계약 형태가 복잡하다면 도입 상담으로 운영 방식을 함께 정해 보세요.