정기결제 중 한 달만 빼기, 현금 수납 기록하는 법
방학·휴가로 한 달 청구를 빼거나 현금·무통장으로 받은 회차를 기록해 중복 결제를 막는 방법을 정리했습니다.
정기결제를 운영하다 보면 "이번 달은 쉬어요", "이번 달은 현금으로 낼게요" 같은 요청을 자주 받습니다. 이런 요청을 메모로만 남겨 두면 청구일에 카드 결제가 그대로 나가 환불과 사과가 이어집니다. 빌링플러스에서는 회차 단위로 기록해 두면 자동결제가 그 달을 건너뜁니다.
이 달 제외
청구하지 않을 달을 미리 빼 두는 기능입니다. 방학, 휴가, 휴무 달처럼 그 달만 쉬는 경우에 씁니다.
- 월별 자동청구 화면에서 계약을 골라 '이 달 제외'를 실행합니다.
- 자동결제는 그 달을 청구 없이 넘기고, 결제 예정 문자도 보내지 않습니다.
- 월별 수납 현황에는 '제외됨'과 사유가 보이고 청구액·미수에서 빠집니다.
- 마음이 바뀌면 그 달이 지나기 전까지 제외를 해제할 수 있습니다.
다른 수단 수납
현금이나 무통장입금처럼 카드 밖에서 받은 돈을 기록하는 기능입니다. 기록한 회차는 자동결제가 카드로 다시 걷지 않습니다.
- 이미 청구서가 있으면 그 청구서에 직접수납으로 기록합니다.
- 아직 청구 전인 달이면 청구서를 만들고 수납 완료로 기록합니다. 다음 달 몫을 미리 받는 선납도 이렇게 처리합니다.
- 기록을 취소하려면 사유를 적습니다. 취소하면 그 청구서는 다시 미수가 됩니다.
휴면과 일시정지와는 다릅니다
한두 달이 아니라 당분간 쉬는 회원이라면 계약 일시정지나 회원 휴면이 맞습니다. 휴면으로 바꾸면 진행 중인 계약의 청구가 멈추고, 정상으로 되돌리면 다시 이어집니다. 다시 시작할 때 쉬는 동안의 회차를 소급해 걷지 않습니다.
| 상황 | 맞는 기능 |
|---|---|
| 특정 달 한 번만 쉼 | 이 달 제외 |
| 현금·무통장으로 받음 | 다른 수단 수납 |
| 기간을 정하지 않고 쉼 | 계약 일시정지 또는 회원 휴면 |
기록이 곧 중복 결제 방지입니다
회원이 현금으로 냈는데 카드로 또 결제되면 신뢰를 잃습니다. 받은 즉시 기록해 두면 자동결제가 그 회차를 이미 수납된 것으로 보고 넘어갑니다. 대기 중이던 재결제 예약도 함께 취소됩니다.
직접수납은 청구서 금액 전체를 받은 경우에만 기록합니다. 카드 결제 결과를 기다리는 중인 청구서에는 기록할 수 없는데, 곧 승인되면 같은 돈을 두 번 받게 되기 때문입니다. 이런 경우에는 결과가 확정된 뒤 처리하세요.
현금으로 받은 기록은 담당자 계정과 함께 남습니다. 나중에 "그 달은 누가 받았나요"라는 질문이 생겨도 기록으로 답할 수 있어, 메모나 수기 장부를 따로 맞출 필요가 줄어듭니다.
제외한 달은 회원결제 현황에서도 '제외'로 보입니다.
다음 단계
월별 자동청구와 수납 현황 화면은 주요 기능에서 확인하세요. 업종별 활용 방식은 업종별 활용 예시에 정리해 두었습니다.