정기결제 취소·환불 처리 방법과 주의할 점
승인된 카드 정기결제를 취소·환불할 때 화면에서 하는 방법, 청구서 무효화와의 관계, 주의할 점을 정리했습니다.
회원이 서비스를 해지하거나 잘못 결제된 건이 있으면 카드 승인을 취소해 환불해야 합니다. 정기결제는 기록이 계속 쌓이기 때문에 취소도 기록이 남는 방식으로 처리해야 나중에 장부가 맞습니다.
취소는 어디서 하나요
결제 내역 목록이나 결제 상세에서 [승인 취소]를 누릅니다. 결제 담당 권한 이상의 담당자만 실행할 수 있고, 사유를 5자 이상 적어야 합니다. 확인 창에 회원 이름과 가려진 카드번호, 취소 금액이 다시 표시되니 꼭 확인하세요.
취소 방식
- 취소는 결제의 남은 금액 전체를 취소하는 방식으로 처리합니다. 금액을 나눠 입력하는 칸은 없습니다.
- 승인된 결제를 고치지 않고 취소 기록을 새로 남깁니다. 그래서 언제 누가 왜 취소했는지가 그대로 보입니다.
- 취소 실행은 담당자 계정과 사유가 작업 이력에 남습니다.
청구서도 함께 정리하기
결제를 취소하면 그 청구서는 다시 '안 걷힌 돈'이 됩니다. 환불로 끝낸 건이라면 취소 창에서 '청구서도 무효화'를 함께 체크하세요. 취소가 확정된 뒤 청구서가 무효로 바뀌어 미수로 남지 않습니다. 체크하지 않으면 미납관리에 '승인 취소됨'으로 남고, 다시 걷을지 무효화할지 판단할 수 있습니다.
주의할 점
- 미확정 결제는 취소할 수 없습니다. 승인됐는지 모르는 건을 취소하면 혼선이 생깁니다. 결과가 확정된 뒤 처리하세요.
- 취소 결과가 미확정이면 다시 누르지 마세요. 빌링플러스가 결제사에 다시 물어 확정합니다.
- 계약 해지는 따로 합니다. 결제를 취소해도 계약이 살아 있으면 다음 청구일에 다시 결제됩니다.
- 취소 가능한 기한과 카드사 환불 반영 시점은 결제사·카드사 규칙을 따릅니다.
무효화와 손실 처리의 차이
| 처리 | 뜻 |
|---|---|
| 청구서 무효화 | 잘못 발행했거나 환불로 끝난 청구 |
| 손실 처리 | 받아야 했지만 받기를 포기한 청구 |
둘은 장부에서 다르게 집계됩니다. 이유에 맞게 고르세요.
회원에게 안내할 때
취소가 확정되면 카드사에 취소 요청이 전달되지만, 회원의 카드 명세서에 반영되는 시점은 카드사마다 다릅니다. "취소 처리는 완료됐고 명세서 반영은 카드사 일정에 따릅니다"처럼 사실만 안내하는 것이 좋습니다.
취소한 결제도 결제 내역에서 사라지지 않고 '취소완료'로 남습니다. 카드 영수증 화면에서도 취소 사실을 확인할 수 있어, 회원이 증빙을 요청하면 그대로 보내면 됩니다.
취소 권한이 없는 담당자에게도 버튼은 보이며, 누르면 어떤 권한이 필요한지와 그 권한을 가진 담당자 이름을 안내합니다.
다음 단계
회원 해지와 계약 정리는 해지 화면에서 한 번에 할 수 있습니다. 취소 결과를 자체 시스템에 반영하려면 웹훅의 결제 취소 이벤트를 쓰세요. 기능 안내는 주요 기능에 있습니다.